Yeni web sitesi hazırlandığında teslim süreci yalnızca ana sayfaya bakıp tasarımı beğenmekten ibaret değildir. İşletmenin siteyi günlük hayatta nasıl yöneteceği, hangi alanlara erişebileceği ve teknik konularda kimin sorumlu olacağı da bu aşamada netleşmelidir. Aksi hâlde küçük bir telefon numarası değişikliği bile site yayına girdikten sonra gereksiz bir bekleyişe dönüşebilir.
Yönetim panelini teslim alırken bütün teknik ayrıntıları öğrenmeniz gerekmez. Önemli olan, işletmenizin sık yapacağı işlemleri uygulamalı olarak denemek ve kritik erişimlerin sizde bulunduğunu doğrulamaktır. Aşağıdaki kontroller, teslim görüşmesini daha düzenli yürütmenize yardımcı olur.
Yönetici hesabının işletmeye ait olduğundan emin olun
Siteye giriş için kullanılan ana hesabın işletmenin kontrolündeki bir e-posta adresine bağlı olması gerekir. Kişisel olmayan, işletme adına kullanılan bir adres tercih edildiğinde personel değişikliklerinde erişim daha kolay korunur. Şifre yenileme mesajının hangi adrese gittiğini de teslim sırasında kontrol edin.
Her kullanıcıya aynı yetkiyi vermek doğru olmayabilir. Sadece yazı veya ürün ekleyecek personele ihtiyaç duyduğu kadar erişim tanımlanabilir. Yönetici yetkisi olan hesapların kimlerde bulunduğunu listelemek, ileride izinsiz değişiklik veya erişim belirsizliği yaşanmasını önler.
Sık değiştireceğiniz içerikleri kendiniz deneyin
Telefon numarası, adres, çalışma saatleri, hizmet açıklaması ve görseller işletmenin zaman içinde değiştirmek isteyeceği temel alanlardır. Teslim görüşmesinde bu içeriklerden en az birini deneme amaçlı düzenleyin. Kaydettiğiniz değişikliğin masaüstünde ve telefonda doğru göründüğünü kontrol edin.
Blog, duyuru veya ürün bölümü bulunuyorsa yeni kayıt ekleme sürecini de görün. Başlık, açıklama, görsel ve kategori gibi alanların nerede olduğunu öğrenin. Kullanmayacağınız düzinelerce panel özelliğinin anlatılması yerine gerçek iş akışınızda ihtiyaç duyacağınız birkaç işlemi uygulamak daha kalıcı olur.
Görsel boyutlarını ve kullanım düzenini öğrenin
Yanlış ölçüde yüklenen bir görsel sayfanın görünümünü bozabilir veya siteyi gereksiz yere yavaşlatabilir. Ana sayfa görselleri, blog kapakları ve ürün fotoğrafları için önerilen ölçüleri teslim notlarına yazın. Görsellerin hangi dosya türünde ve yaklaşık hangi boyutta hazırlanmasının uygun olduğunu sorun.
Aynı görseli farklı alanlarda kullanırken kırpılma yaşanabilir. Özellikle mobil görünümde önemli bölümün kadraj dışında kalıp kalmadığını inceleyin. Yönetim paneline görsel yükleme yetkisi olan kişiler için kısa bir ölçü tablosu hazırlamak, site tasarımının zamanla dağılmasını azaltır.
Formların nereye ulaştığını doğrulayın
İletişim, teklif veya randevu formu varsa gerçek bir test gönderimi yapın. Ziyaretçinin gördüğü onay mesajını ve işletmeye ulaşan bildirimi kontrol edin. Bildirim e-postasının doğru kişiye gitmesi kadar gereksiz posta klasörüne düşüp düşmediği de önemlidir.
Form kayıtlarının yalnızca e-posta ile mi iletildiğini, yoksa panelde ayrıca saklanıp saklanmadığını öğrenin. Birden fazla kişi talepleri takip edecekse bildirim düzenini buna göre kurun. Teklif formunun içeriğini planlarken yararlanabileceğiniz kurumsal web sitesinde teklif formu hazırlama rehberi, gerekli alanları belirlemek için pratik bir çerçeve sunar.
Alan adı ve hosting erişimlerini kaydedin
Web sitesinin yönetim paneli, alan adı ve hosting hesabı aynı şey değildir. Alan adının hangi firmada kayıtlı olduğunu, yenileme tarihini ve hesaba bağlı e-posta adresini öğrenin. Hosting hizmetinin nereden alındığını ve teknik bir sorun olduğunda hangi destek kanalının kullanılacağını da not edin.
Erişim bilgilerini mesaj geçmişinde veya tek bir personelin bilgisayarında bırakmayın. İşletmenin güvenli biçimde sakladığı bir kayıt oluşturun. Şifreleri ekip içinde gelişigüzel paylaşmak yerine ayrı kullanıcı hesapları açılabiliyorsa bu yöntemi tercih edin.
Yedekleme düzenini açıkça sorun
“Yedek alınıyor” cevabı tek başına yeterli değildir. Yedeğin hangi sıklıkta oluşturulduğunu, nerede saklandığını ve gerektiğinde kim tarafından geri yükleneceğini sorun. Site içeriği sık değişiyorsa yedekleme düzeninin de buna uygun olması gerekir.
Bir yedeğin var olması, geri yüklemenin test edildiği anlamına gelmez. Özellikle e-ticaret veya sürekli form kaydı alan sitelerde hangi verilerin yedeğe dahil olduğunu netleştirin. İşletmenin ayrıca bir işlem yapması gerekiyorsa bunu teslim belgesinde açıkça belirtin.
Güncelleme ve bakım sorumluluğunu belirleyin
İçerik güncellemesi ile teknik güncelleme farklı işlerdir. Hizmet metnini değiştirmek panelden yapılabilir; tema, eklenti veya yazılım altyapısı güncellemeleri ise teknik kontrol gerektirebilir. Hangi işlemleri işletme ekibinin yapacağını ve hangi işlemlerde destek alınacağını teslim sırasında ayırın.
Bakım hizmeti veriliyorsa kapsamını sorun: Güncellemeler, güvenlik kontrolleri, hata müdahalesi ve içerik değişiklikleri aynı pakete dahil olmayabilir. Destek talebini hangi kanaldan ileteceğinizi ve talepte hangi bilgileri paylaşmanız gerektiğini öğrenin.
Mobil görünümü ve temel sayfaları birlikte kontrol edin
Ana sayfa dışında hizmet, iletişim, hakkımızda, blog ve varsa ürün sayfalarını telefonda açın. Menülerin çalıştığını, düğmelerin doğru yere gittiğini, telefon ve e-posta bağlantılarının kullanılabildiğini deneyin. Hatalı bir bağlantı, düzgün görünen sayfanın işlevini kaybetmesine neden olabilir.
Site yenileme projesiyse eski içeriklerin eksiksiz taşınıp taşınmadığını ayrıca inceleyin. Daha önce hazırlanan içerik envanteri üzerinden her sayfanın yeni sitedeki karşılığını işaretlemek bu kontrolü kolaylaştırır.
Panel eğitimi sırasında kısa bir ekran kaydı veya adım adım kullanım notu istemek de yararlı olabilir. Bir işlemi teslim gününde yapmak kolay görünse bile birkaç ay sonra ayrıntılar unutulabilir. Kayıtta gerçek müşteri bilgileri ya da şifreler görünmemelidir. İçerik ekleme, görsel değiştirme ve form kayıtlarını kontrol etme gibi sık kullanılan işlemler için ayrı, kısa anlatımlar uzun bir toplantı kaydından daha kullanışlıdır.
Teslim bilgilerini tek belgede toplayın
Panel adresi, kullanıcı rolleri, alan adı ve hosting bilgileri, görsel ölçüleri, form alıcıları, yedekleme düzeni ve destek kanalı tek bir teslim belgesinde bulunabilir. Şifreleri belgenin içine açık biçimde yazmak yerine güvenli bir parola yöneticisinde saklamak daha uygundur.
Çağ Medya ile web tasarım projesi yürütürken teslim aşamasını işletmenin günlük kullanımına göre planlamak, yeni sitenin ekip tarafından daha rahat yönetilmesini sağlar. Panelde sık yapacağınız işlemleri baştan belirtmeniz, eğitim ve teslim notlarının sizin çalışma düzeninize göre hazırlanmasına yardımcı olur.