Kurumsal web sitesini yenilerken çoğu işletme önce tasarıma bakar: Ana sayfa nasıl görünecek, renkler değişecek mi, mobil menü nasıl açılacak? Oysa eski sitede hangi içeriklerin bulunduğu bilinmeden yeni yapıyı kurmak, taşınması gereken bir hizmet sayfasını veya işe yarayan bir formu son anda fark etmek demektir.
İçerik envanteri, mevcut sayfaları bir tabloda toplayıp her biri için ne yapılacağını belirlemektir. Teknik bir rapordan çok karar listesi gibi düşünün. Hangi sayfa korunacak, hangisi güncellenecek, hangileri birleştirilecek ve artık ihtiyaç duyulmayan içeriklere ne olacak? Bu kararlar netleştiğinde tasarım ve içerik hazırlığı daha düzenli ilerler.
İlk adım: Sitedeki sayfaları tek listede toplayın
Ana sayfa, hizmetler, hakkımızda ve iletişim sayfaları herkesin aklına gelir. Daha az görünen bölümleri de ekleyin: Eski kampanya sayfaları, blog yazıları, sık sorulan sorular, referanslar, indirilebilir belgeler, form teşekkür sayfaları ve menüde görünmeyen özel bağlantılar. Yönetim panelindeki yayımlanmış içerikler bu çalışma için iyi bir başlangıçtır.
Tabloda her satıra mevcut başlığı ve adresi yazın. Ardından sayfa türü, sorumlu kişi, son güncelleme durumu ve alınacak kararı ekleyin. Büyük bir sitede bütün kararları aynı gün vermek zor olabilir; “inceleme bekliyor” sütunu açmak, belirsizliği görünür kılar.
Her sayfaya aynı işlemi uygulamayın
Bir hizmet sayfası güncel ve açıklayıcıysa yeni tasarımda büyük ölçüde korunabilir. Eski fiyat, yanlış telefon numarası veya artık sunulmayan bir hizmet içeriyorsa metni gözden geçirmek gerekir. Birbirini tekrar eden iki sayfa varsa bunları tek, daha kullanışlı bir içerikte birleştirmek düşünülebilir.
Karar verirken yalnızca sayfanın yaşına bakmayın. Eski tarihli bir yazı hâlâ müşterilerin sık sorduğu bir soruyu yanıtlıyor olabilir. Buna karşılık yeni görünen bir sayfa da işletmenin bugünkü hizmetlerini yanlış anlatabilir. İçeriğin doğruluğu, kullanıcıya faydası ve güncel iş hedefi birlikte değerlendirilmelidir.
Hizmetleri gerçek satış sürecine göre düzenleyin
Eski sitedeki menü, işletmenin bugün sunduğu hizmetleri yansıtmayabilir. Ekipten gelen talepleri düşünün: Müşteri hangi konuyu anlamadan arıyor, teklif isteyen biri hangi bilgileri tekrar soruyor, hangi hizmetler birbirine karıştırılıyor? Yeni hizmet sayfaları bu sorulara açık yanıt vermelidir.
Her sayfa için hizmetin kapsamını, kime uygun olduğunu, sürecin ana adımlarını ve müşteriden başlangıçta neler beklendiğini not edin. Gerçekten sunulmayan bir özelliği sırf sayfa dolsun diye eklemeyin. Varsa örnek çalışmaların kullanılabilirliğini ve paylaşım iznini de ayrıca kontrol edin.
Görselleri ve indirilebilir dosyaları unutmayın
İçerik envanteri yalnızca yazılardan oluşmaz. Ana sayfa görselleri, ekip fotoğrafları, ürün görüntüleri, kataloglar ve PDF belgeleri de yeni siteye taşınacak mı sorusunu yanıtlamak gerekir. Eski logo veya artık satılmayan ürün görseli yeni tasarımda yer alırsa içerik tutarsız görünür.
Görsellerin kaynak dosyaları kimde, yenileri çekilecek mi, farklı cihazlarda kullanılabilecek kadar net mi? Bu sorulara erken yanıt verin. Görsel üretimi ya da fotoğraf çekimi gerekecekse proje takviminde buna yer açmak, son aşamada geçici görsellerle yayına çıkma baskısını azaltır.
Formları ayrı bir başlık olarak inceleyin
İletişim formu çalışıyor mu, bildirimler doğru adrese gidiyor mu, formdan gelen talep işletmede kim tarafından takip ediliyor? Site yenilenirken yalnızca formun görünümünü kopyalamak yeterli değildir. Kullanılmayan alanları çıkarabilir, satış ekibinin ihtiyaç duyduğu bilgileri daha açık sorabilirsiniz.
Teklif, randevu veya destek formları varsa her biri için gerçek bir gönderim senaryosu yazın. Müşterinin gördüğü onay mesajını, işletmeye giden bildirimi ve form kaydının nerede saklandığını test edin. Böylece yenilenen site yayına çıktığında talep toplama akışı da kontrol edilmiş olur.
Eski adreslerle yeni adresleri eşleyin
Sayfa başlıkları ve menü düzeni değişirken adresler de değişebilir. Envanter tablosuna “yeni adres” sütunu ekleyin. Korunan içerik aynı adreste mi kalacak, birleşen sayfaların yeni karşılığı ne olacak, kaldırılan bir sayfa için gerçekten ilgili bir alternatif var mı? Bunları yayından önce belirlemek gerekir.
Eski adresi ziyaret eden kişinin alakasız bir sayfaya düşmemesi önemlidir. İçerik taşınıyorsa uygun yönlendirmeyi planlayın; karşılığı yoksa sırf her adres bir yere gitsin diye ilgisiz bir sayfaya yönlendirmeyin. Menü, sayfa içi bağlantılar ve paylaşılan belgelerdeki eski adresleri de güncelleme listesine alın.
İçerik sorumluluğunu ve onay sırasını belirleyin
Web sitesi projesini yavaşlatan konulardan biri metinlerin kimin tarafından hazırlanacağının belirsiz olmasıdır. Teknik ekip işletmenin hizmet ayrıntılarını tahmin edemez; işletme ekibi de tasarımda hangi uzunlukta metin kullanılacağını baştan bilemeyebilir. Her sayfa için bilgiyi sağlayacak ve son hâlini onaylayacak kişiyi belirleyin.
Önce ana hizmetler ve iletişim bilgileri gibi kritik alanları tamamlayın. Daha sonra eski blogların güncellenmesi veya ek referansların hazırlanması gelebilir. “Hepsi hazır olsun, sonra başlayalım” yaklaşımı yerine hangi içeriklerin ilk yayın için zorunlu olduğunu açıkça yazmak daha uygulanabilir bir plan sağlar.
Envanterin yalnızca bir kez hazırlanıp unutulması da sık görülen bir sorun. Proje sırasında yeni bir hizmet eklenebilir, bir görselin kullanım izni netleşmeyebilir veya eski bir sayfanın içeriği tamamen değişebilir. Bu kararları aynı tabloda tarih ve kısa bir notla güncelleyin. Böylece ekip üyeleri farklı dosyalardaki eski sürümler yerine üzerinde anlaşılan son karara bakabilir.
Yeni siteyi bir kontrol listesiyle teslim alın
Yayına çıkmadan önce tablodaki her satırın karşısında bir durum bulunmalı: Taşındı, güncellendi, birleştirildi veya kaldırıldı. Yeni sitedeki menüleri, mobil görünümü, formları, görselleri ve önemli eski adresleri örnekler üzerinden deneyin. İlgili ekip üyesi kendi hizmet metnini okuyup yanlış veya eksik bilgileri işaretlesin.
İçerik envanteri hazırlamak büyük bir belge üretmek anlamına gelmez. Basit ama tamamlanmış bir tablo, yenileme sırasında alınan kararların izini tutar. Çağ Medya ile kurumsal web sitesi yenilemesini görüşürken mevcut sayfa listesi ve öncelikli değişiklikleri paylaşmanız, projenin kapsamını daha somut biçimde değerlendirmeye yardımcı olur.