Kurumsal web sitesindeki teklif formu yalnızca iletişim bilgisi toplayan bir kutu değildir. Müşterinin ihtiyacını ilk kez anlattığı, işletmenin de doğru yanıtı hazırlamak için gerekli bilgileri aldığı yerdir. Form çok kısa olursa ekip her talep için yeniden soru sormak zorunda kalır; fazla ayrıntılı olursa ziyaretçi doldurmadan ayrılabilir.
İyi bir teklif formu hazırlamak için önce tasarıma değil, satış görüşmesinin başlangıcına bakın. Telefonla gelen bir müşteriye hangi soruları mutlaka soruyorsunuz? Hangi bilgiler olmadan yaklaşık bir kapsam bile çıkaramıyorsunuz? Bu sorular formun temelini oluşturur.
Formun amacını tek cümlede tanımlayın
“Bize ulaşın” ile “projeniz için teklif alın” aynı beklentiyi yaratmaz. Genel iletişim formu kısa bir mesaj göndermek isteyen herkese hitap eder. Teklif formu ise belirli bir hizmetle ilgilenen ziyaretçinin ihtiyacını anlamaya yarar. İkisini aynı ekranda toplamak mümkün olsa da alanların ve açıklamaların amacı açık olmalıdır.
Birden fazla hizmet veriyorsanız ziyaretçiye ilgilendiği hizmeti seçtirebilirsiniz. Fakat uzun bir hizmet listesi yerine anlaşılır birkaç seçenek kullanın. Seçimden sonra yalnızca o hizmetle ilgili soruların gösterilmesi de düşünülebilir; bunun gerekip gerekmediğine başvuruların çeşitliliğine göre karar verin.
Önce gerçekten gerekli alanları belirleyin
Ad, ulaşılabilir bir iletişim yöntemi ve ihtiyacın kısa açıklaması birçok işletme için başlangıç olabilir. Telefon numarası zorunluysa ekibin gerçekten telefonla dönüş yapacağından emin olun. E-posta yeterliyse ziyaretçiden ikinci bir iletişim bilgisini zorunlu istemek başvuruyu gereksiz yere uzatabilir.
Teklif hazırlamak için işin türü, teslim edilecek ürün miktarı, hizmet alınacak tarih veya mevcut sistem gibi bilgiler gerekli olabilir. Bunları her sektöre aynı kalıpla uygulamayın. Örneğin bir web yazılımı talebinde mevcut yazılım ve kullanıcı sayısı anlamlıyken, bir tasarım talebinde beğenilen örnekler ve hazırlanmış içerikler daha yararlı olabilir.
Zorunlu ve isteğe bağlı alanları ayırın
Müşterinin ilk anda bilmeyeceği bir bilgiyi zorunlu yapmak, formun tamamlanmasını engelleyebilir. Bütçe aralığı, kesin proje tarihi veya ayrıntılı teknik ihtiyaçlar bazı ziyaretçiler için henüz belli değildir. Bu alanları isteğe bağlı bırakmak ya da “henüz net değil” seçeneği sunmak daha gerçekçi bir görüşme başlatır.
Zorunlu alanların yanında açık bir işaret kullanın. Form gönderilmeden önce eksik veya hatalı alanları anlaşılır biçimde gösterin. “Bir hata oluştu” uyarısı yerine hangi bilginin düzeltilmesi gerektiğini belirtmek, kullanıcının yeniden denemesini kolaylaştırır.
Açık uçlu soru için yeterli alan bırakın
Hazır seçimler başvuruları düzenlemeye yardımcı olur ama her işi önceden tanımlayamazsınız. “İhtiyacınızı kısaca anlatın” alanı müşteriye kendi cümleleriyle konuşma fırsatı verir. Bu alanın altında küçük bir yönlendirme yer alabilir: Hangi hizmete ihtiyacınız var, mevcut durumda neyi değiştirmek istiyorsunuz?
Uzun bir proje dosyasını ilk adımda istemek çoğu zaman gerekli değildir. Dosya yükleme gerçekten işe yarıyorsa ekleyin ve hangi tür belgelerin paylaşılacağını anlaşılır biçimde söyleyin. Aksi hâlde ilk görüşmede dosya istemek yerine temel ihtiyacı öğrenmek yeterli olabilir.
Mobil ekranda formu baştan sona deneyin
Form masaüstünde düzenli görünürken telefonda yorucu olabilir. Alanlar dar kalıyor mu, seçim kutuları rahat açılıyor mu, gönder düğmesi kolay bulunuyor mu? Bunları yalnızca ekran görüntüsüne bakarak değil, gerçek bir telefonda formu doldurarak kontrol edin.
Özellikle uzun seçenek listeleri ve küçük yazılmış açıklamalar mobil kullanımda sorun yaratır. Telefon numarası alanında yanlış klavye açılması gibi küçük ayrıntılar da doldurma süresini uzatabilir. Formu mümkün olduğunca tek akışta tamamlanabilir tutun.
Gönderim sonrasını da tasarlayın
Ziyaretçi gönder düğmesine bastığında ne olacağını bilmelidir. Başvurunun alındığını açıkça söyleyen bir onay mesajı gösterin. İşletmenin yanıt süresi hakkında doğrulanmamış bir söz vermeyin; gerçekten uygulanabilen bir beklenti varsa bunu belirtin.
İşletme tarafında ise bildirimlerin hangi adrese gideceği, kayıtların nerede tutulacağı ve talebi kimin takip edeceği belirlenmelidir. Formun “başarıyla gönderildi” demesi, satış ekibinin başvuruyu gördüğü anlamına gelmez. Test başvurusu yapıp hem ziyaretçi ekranını hem de işletme içindeki bildirimi kontrol edin.
Gelen taleplerin kalitesini gözden geçirin
Form yayına çıktıktan sonra birkaç haftalık başvuruları inceleyin. Ekip sürekli aynı ek soruyu soruyorsa formda eksik bir alan olabilir. Ziyaretçiler belirli bir soruyu boş bırakıyor veya anlamsız yanıtlıyorsa soru yeterince açık olmayabilir. Formu bir kez hazırlayıp sabit bırakmak yerine gerçek başvurulara göre düzeltin.
Başvuru sayısı tek başına kalite ölçüsü değildir. Yanlış hizmet için gelen çok sayıda talep, formun veya formun bulunduğu sayfanın beklentiyi iyi anlatmadığını gösterebilir. Hizmet açıklaması ile form soruları birbirini tamamlamalıdır.
Formun hangi sayfada yer aldığı da başvurunun niteliğini etkiler. Hizmet sayfasındaki bir form, o hizmeti anlatan metnin hemen ardından gelirse ziyaretçi ne için başvurduğunu daha iyi bilir. Ayrı bir teklif sayfası kullanılıyorsa formun üstünde kısa bir kapsam açıklaması bulunsun. Düğme metni de yapılacak işlemi anlatsın; “Gönder” yerine “Teklif talebimi ilet” gibi açık bir ifade, son adımı daha anlaşılır kılar.
Birden fazla ekibin talepleri yanıtladığı işletmelerde hangi hizmet seçiminin kime yönleneceğini önceden belirleyin. Aksi hâlde form düzgün çalışsa bile başvurular yanlış kişinin gelen kutusunda bekleyebilir.
Yayına almadan önce kısa bir test listesi kullanın
Farklı iletişim bilgileriyle deneme başvurusu gönderin. Zorunlu alan uyarılarını, onay mesajını, bildirim alıcısını ve ekibin kayda erişimini kontrol edin. Formda dosya yükleme varsa örnek bir dosyanın doğru ulaştığını doğrulayın. Test kayıtlarını gerçek müşteri talepleriyle karıştırmamak için açıkça işaretleyin.
Kurumsal web sitesi tasarımında teklif formunun yapısı, işletmenin satış sürecine göre şekillenmelidir. Çağ Medya ile yeni bir site veya site yenileme projesini görüşürken mevcut başvuru akışınızı ve müşteriye sorduğunuz ilk soruları paylaşmanız, formun daha doğru planlanmasına yardımcı olur.