Bir işletmenin web sitesine gelen ziyaretçi hizmetle ilgilenebilir, fakat telefon açmaya hazır olmayabilir. İletişim ya da teklif formu tam bu noktada devreye girer. Form doğru hazırlanmışsa ziyaretçinin ihtiyacını kısa sürede anlatmasını sağlar; gereksiz alanlarla uzatılmışsa talep daha gönderilmeden kaybedilebilir.
İyi bir formun amacı mümkün olan en fazla bilgiyi toplamak değildir. Asıl amaç, işletmenin ilk görüşmeyi başlatabilmesi için gereken bilgiyi kullanıcıyı yormadan almaktır. Bu nedenle form tasarımı yalnızca teknik bir ayrıntı değil, web sitesinin müşteri kazanma sürecinin bir parçasıdır.
Önce formun hangi talebi topladığını belirleyin
“İletişim formu” ifadesi tek başına yeterince açıklayıcı değildir. Bir firma genel soruları, teknik destek taleplerini, fiyat isteklerini ve iş başvurularını aynı formdan almaya çalışırsa hem kullanıcı ne yazacağını bilemez hem de gelen mesajların doğru kişiye ulaşması zorlaşır.
Formun amacı sayfanın başlığında açıkça görülmelidir. “Fiyat Teklifi İsteyin”, “Projenizi Anlatın”, “Servis Talebi Oluşturun” veya “Sizi Arayalım” gibi ifadeler, ziyaretçiye formu doldurduğunda ne olacağını anlatır. Birden fazla talep türü varsa konu seçimi için kısa bir açılır alan kullanılabilir ya da her hizmete özel form hazırlanabilir.
Formu yalnızca iletişim sayfasına saklamayın
Ziyaretçi bir hizmet sayfasını okuyup karar vermeye yaklaştığında iletişim formunu bulmak için yeniden menüye dönmek zorunda kalmamalıdır. Hizmet açıklamasının sonunda kısa bir teklif formu veya forma götüren belirgin bir buton bulunması bu geçişi kolaylaştırır.
Formun konumu kadar sayfanın akışı da önemlidir. Kullanıcıya hizmetin kapsamını, kimler için uygun olduğunu ve hangi bilgilerin teklif hazırlamak için gerektiğini anlattıktan sonra form göstermek daha sağlıklıdır. Hiçbir açıklama sunmadan sayfanın ilk ekranını uzun bir formla kaplamak, ziyaretçiden henüz güven oluşmadan kişisel bilgi istemek anlamına gelebilir.
Zorunlu alanları mümkün olduğunca azaltın
Bir teklif talebinin ilk aşamasında çoğu işletme için ad, telefon veya e-posta, talep konusu ve kısa açıklama yeterlidir. Firma unvanı, vergi numarası, açık adres, bütçe, çalışan sayısı ve benzeri bilgiler gerçekten ilk görüşme için kullanılmayacaksa zorunlu hale getirilmemelidir.
Her yeni alan kullanıcıya ek bir karar ve yazma işi çıkarır. Özellikle telefondan doldurulan formlarda uzun alan listeleri daha yorucu olur. Bilginin teklif öncesinde mutlaka gerekli olduğu durumlarda neden istendiği kısa bir yardımcı metinle açıklanabilir. İsteğe bağlı alanların da açıkça belirtilmesi, kullanıcının bütün kutuları doldurması gerektiğini düşünmesini önler.
Doğru sorularla daha nitelikli talep alın
Az alan kullanmak, hiçbir ön bilgi almamak demek değildir. Form, işletmenin gereksiz telefon trafiğini azaltacak bir veya iki seçici soru içerebilir. Örneğin web tasarım talebinde proje türü, mevcut site olup olmadığı ve ihtiyaç duyulan temel özellikler kısa seçeneklerle sorulabilir.
Açık uçlu “Mesajınız” alanının üzerinde kullanıcıya ne yazabileceğini söyleyen bir açıklama bulunması da işe yarar. “Hizmetinizi, hedefinizi ve ihtiyaç duyduğunuz özellikleri kısaca anlatın” gibi bir yönlendirme, yalnızca “fiyat nedir?” şeklindeki belirsiz mesajların azalmasına yardımcı olur. Web projesi için hangi malzemelerin hazırlanabileceğini anlatan web sitesi içeriği hazırlama rehberi, formdan sonraki görüşmede istenecek bilgilerin planlanmasını da kolaylaştırır.
Etiketler ve açıklamalar anlaşılır olmalı
Form kutusunun içine yazılan geçici açıklama, alan etiketi yerine kullanılmamalıdır. Kullanıcı yazmaya başladığında bu metin kaybolur ve hangi bilginin istendiğini unutabilir. Her alanın üstünde veya yanında kalıcı ve açık bir ad bulunmalıdır: “Ad Soyad”, “Telefon Numarası”, “E-posta Adresi” ya da “Talebiniz” gibi.
Teknik ifadelerden kaçınmak gerekir. İşletme içinde kullanılan departman veya ürün kodları ziyaretçi için anlamlı olmayabilir. Seçenekler müşterinin kullandığı dile göre yazılmalı, gerekli format varsa alanın yanında örnek gösterilmelidir. Telefon numarası veya e-posta yanlış girildiğinde de yalnızca “Hata oluştu” demek yerine hangi bilginin nasıl düzeltilmesi gerektiği açıklanmalıdır.
Mobil kullanım gerçek cihazlarda kontrol edilmeli
Bir form masaüstünde düzenli görünürken telefonda dar, sıkışık veya kullanılamaz hale gelebilir. Alanların rahat dokunulacak büyüklükte olması, klavyenin formu kapatmaması ve gönder butonunun ekranda kolay bulunması gerekir. Yan yana yerleştirilen çok sayıda alan mobilde tek sütuna geçmelidir.
Telefon alanında sayısal klavye, e-posta alanında uygun klavye türünün açılması küçük ama önemli bir kolaylıktır. Form tamamlanırken sayfanın beklenmedik biçimde yukarı kayması, girilen bilgilerin silinmesi veya hata sonrasında kullanıcının yeniden başlaması ciddi kayıp yaratır. Kontrol yalnızca tasarım ön izlemesinde değil, farklı telefonlarda gerçek gönderim yapılarak tamamlanmalıdır.
Gönderim sonrasında belirsizlik bırakmayın
Kullanıcı butona bastıktan sonra formun gönderilip gönderilmediğini anlamalıdır. Başarılı işlemde açık bir onay mesajı gösterilmeli, mümkünse talebin ne kadar sürede yanıtlanacağı belirtilmelidir. Aynı anda ikinci kez gönderimi önlemek için butonun işlem sırasında uygun biçimde pasifleşmesi de yararlıdır.
Hata oluştuğunda girilmiş bilgilerin silinmemesi gerekir. Sorunlu alan belirginleştirilmeli ve düzeltme açıklaması o alanın yakınında görünmelidir. Bu yaklaşım erişilebilirliği iyileştirirken kullanıcıların formu yarıda bırakma ihtimalini de azaltır.
Güvenlik ve spam önlemleri kullanıcıyı engellememeli
İletişim formları otomatik spam gönderimlerinin hedefi olabilir. Arka planda çalışan spam filtreleri, hız sınırlaması ve güvenli sunucu tarafı kontrolleri kullanılabilir. Kullanıcıyı tekrar tekrar görsel seçmeye zorlayan doğrulamalar ise özellikle mobilde formun tamamlanmasını zorlaştırabilir.
Form aracılığıyla alınan bilgiler güvenli şekilde iletilmeli, yalnızca gerekli kişiler tarafından görülmeli ve gereğinden uzun tutulmamalıdır. Site yazılımının ve form bileşenlerinin güncel olması da önemlidir. Bu alanla ilgili temel önlemler işletmeler için web sitesi güvenliği yazısında daha ayrıntılı ele alınmaktadır.
Talebin doğru kişiye ulaşması tasarım kadar önemlidir
Kusursuz görünen bir formun mesajları kontrol edilmeyen bir e-posta adresine göndermesi hiçbir fayda sağlamaz. Formun hangi adrese iletileceği, bildirimlerin spam klasörüne düşüp düşmediği ve sorumlu kişinin talebi ne kadar sürede göreceği önceden belirlenmelidir.
Farklı konu seçenekleri farklı ekiplere yönlendirilebilir. Her talebe otomatik bir alındı bildirimi gönderilmesi kullanıcının mesajının ulaştığını anlamasını sağlar; ancak bu bildirim gerçek yanıtın yerine geçmemelidir. Telefonla dönüş yapılacaksa formda bunun açıkça söylenmesi ve uygun saat bilgisinin isteğe bağlı olarak alınması iletişimi kolaylaştırabilir.
Form performansını gerçek verilerle değerlendirin
Yalnızca sayfaya kaç kişinin geldiğini ölçmek yeterli değildir. Formu görüntüleyen, doldurmaya başlayan, hata alan ve başarıyla gönderen kullanıcıların oranları ayrı ayrı incelenebilir. Çok sayıda başlangıç olmasına rağmen az gönderim varsa alan sayısı, teknik hata, mobil kullanım veya güven algısı gözden geçirilmelidir.
Formdan çok talep gelmesi tek başına başarı sayılmaz. Taleplerin gerçekten ilgili hizmetlerle bağlantılı olup olmadığı ve satış görüşmesine dönüşüp dönüşmediği de takip edilmelidir. Gereksiz alanları kaldırmak dönüşümü artırırken nitelik düşüyorsa, uzun bir form eklemek yerine doğru bir seçici soru eklemek daha dengeli olabilir.
Yayına almadan önce kısa bir kontrol yapın
- Formun amacı ve gönderim sonrası süreç açık mı?
- Yalnızca ilk görüşmede gerekli bilgiler mi zorunlu?
- Alan adları kalıcı, anlaşılır ve mobilde okunabilir mi?
- Hata mesajları sorunun nasıl düzeltileceğini söylüyor mu?
- Başarılı gönderim mesajı görüntüleniyor mu?
- Bildirim doğru kişiye ulaşıyor ve yanıt süreci takip ediliyor mu?
- Form farklı telefon ve tarayıcılarda gerçek mesajla denendi mi?
İletişim formu, web sitesinin en küçük görünen ama satış sürecine en yakın bölümlerinden biridir. Alanları azaltmak, doğru soruları sormak ve gönderim sonrasını planlamak; ziyaretçiye daha rahat bir deneyim, işletmeye ise daha düzenli talepler kazandırır.
Web sitenizdeki iletişim veya teklif alma yapısının ihtiyaçlarınıza uygun olmadığını düşünüyorsanız, mevcut sayfalarınız ve müşteri süreciniz birlikte değerlendirilerek daha kullanışlı bir form akışı planlanabilir.
